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澳门商法典中规定的公司秘书不同于普通公司中的受制于总经理的行政秘书或助理,也不同于上市公司中的受制于董事会的董事会秘书,而是拥有诸多实际“授权权利”和“法定权利”,是与公司权力机关、执行机关和监督机关相并列的、独立的、法定的公司机关
公司秘书是普遍适用的法定机构
回归前,澳门公司法制照搬葡萄牙公司法,既没有考虑到澳门经济发展的实际需要,也没有兼顾到澳门特殊的地理位置和区域环境,也不能满足澳门社会发展的需要。
《澳门公司法典》(草案)借鉴了《香港公司法条例》,包括公司秘书制度,体现了大陆法系和英美法系的完美结合。随着《澳门商法典》的生效,《澳门公司法典》(草案)并入了《澳门商法典》。
澳门公司秘书是独立的法定公司机关。根据《澳门商法典》第214条第1款规定,公司机关由股东会、行政管理机关、公司秘书、监事会或独任监事组成。公司秘书成为与股东会、行政管理机关、监事会或独任监事相并列的、独立的法定公司机关。
通常情况下,澳门公司除了应具有传统公司三大机关,即权力机关、执行机关和监督机关以外,还要有第四机关即公司秘书。
有四大类澳门公司必须设立秘书，根据《澳门商法典》第214条第2款规定,有四大类公司必须设立公司秘书,他们分别是有10名或10名以上的股东的公司、发行债券的公司、以股份有限公司形式设立的公司和公司资本额、资产负债表的金额或收入逾总督以训令确定的限额的公司。2009年《澳门商法典》修订时,将最后一类公司改为“公司资本、资产负债表的金额或收入总额超过补充法规订定的限额的公司”。
澳门公司法定秘书制度普遍适用于各类公司。根据《澳门商法典》第237条规定,公司可以指定一名公司秘书,即使根据214第2款规定无须指定公司秘书。应该说,该条规定大大扩大了澳门公司秘书适用范围,不仅四大类型的公司应当依法设立或规范公司秘书,而且一般的公司也可以设立该等公司机关。
澳门公司秘书任职资格法律要求严格
澳门公司秘书的任职资格有严格的法律规定。根据《澳门商法典》第179条第3款和第237条第2款规定,公司秘书任职资格和选聘范围有着明确的界限,即公司首名秘书必须由股东在公司设立时即时指定,后任公司秘书由行政管理机关从其成员或公司雇员中选聘,也可以由公司聘用的律师担任。澳门公司秘书任职资格的严格性和身份的特殊性为公司秘书发挥其职能提供了保障。
澳门公司秘书的产生方式有明确的法律规定。根据《澳门商法典》第237条第2款规定,澳门公司秘书产生方式主要有三种,即首名公司秘书由股东指定；在公司存续期间,公司秘书由行政管理机关从其成员或公司雇员中选聘；在特殊情况下,公司秘书也可由公司聘用的律师出任。不同阶段的公司秘书产生方式不同,主要是满足公司在不同运行阶段的实际需要,既保证公司经营的安全性,又兼顾到公司运行的经济性。
澳门公司秘书权利职责广泛明确
澳门公司秘书作为一个独立的公司机关有着广泛的权利和明确的职责,其权利可分为“授权权利”和“法定权利”,前者源于法律和公司章程授权,后者源于法律的直接规定。
根据《澳门商法典》第238条第1款规定,除法律或公司章程所授予权利和职责外,公司秘书尚有十项重要权利。从条文内容来看,这十项权利既是权利也是职责。
澳门公司秘书法定权利包括证明权、审核权和签字权等公证权。例如,证实根据法律要求所作的译本是忠于原文的声明；证实摘自公司簿册之副本或转录本为真实、完整及适时；签署有关会议事录等。值得一提的是,上述澳门公司秘书作出的证明,具有对外的法律效力,可以替代商业登记证明。
澳门公司秘书负有签署、公布、认证、送交议事录、公司章程、登记簿册和相关决议的职责。
例如,负责股东会会议及行政管理机关会议的秘书工作,签署有关会议事录；申请认证及负责公司簿册的保管、编列,并使之适时；确保簿册在办公时间及登记所指的存放地点,供股东或第三人公开查阅,该查阅时间在每一工作日不得少于两个小时等。澳门公司秘书广泛的权利和职责,可以确保公司文件和记录的真实性和有效性,有效地制止公司内部虚假和违法行为,有效地监督公司经营和管理活动。
澳门公司秘书不是行政助理或董事长助理,也不是可有可无的摆设,而是拥有诸多实际权利的法定公司机关,这对于保证中小公司文件和记录真实性,提高中小公司经营管理水平,完善中小公司结构治理起到了相当的作用。(杨逢柱作者系北京中医药大学法律系副主任) |
